Datenschutzerklärung

Stand: 26.10.2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und durch den Discord-Bot „Crewly“ ist:

Niklas Schreckling
c/o MDC#1916
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
Deutschland
E-Mail: support@vicelocals.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil dazu keine gesetzliche Pflicht besteht. Für alle Fragen zum Datenschutz genügt eine formlose E-Mail an die oben genannte Adresse.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Crewly ist kostenlos. Es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse-Tools und keine Weitergabe oder Verkauf von Daten.
• Wir speichern nur, was eine Funktion braucht, die ein Server-Admin in seinem Server eingeschaltet hat. Nachrichteninhalte speichern wir grundsätzlich nicht – Ausnahmen nennen wir unten ausdrücklich (z. B. Bewerbungsantworten oder Vorschläge, die du selbst einreichst).
• Alle Daten liegen auf einem Server in Frankfurt am Main (Deutschland).
• Wird Crewly aus einem Server entfernt, löschen wir alle Daten dieses Servers automatisch. Auf Anfrage löschen wir auch einzelne Daten.

3. Hosting

Website, Datenbank und Discord-Bot laufen auf einem virtuellen Server bei Oracle Cloud Infrastructure (Oracle) im Rechenzentrum Frankfurt am Main (Region eu-frankfurt-1). Oracle verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO, Oracle Data Processing Agreement). Die Daten werden in Deutschland gespeichert. Weil Oracle zu einem US-Konzern gehört, ist ein Zugriff aus Drittländern (etwa für Support oder auf behördliche Anordnung) nicht völlig auszuschließen; dafür gelten das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) bzw. die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Aufruf der Website (Server-Protokolle)

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browser-Kennung (User-Agent). Diese Zugriffsprotokolle dienen der Auslieferung der Seite, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen (z. B. Begrenzung zu vieler Anfragen) und werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, deshalb gibt es kein Cookie-Banner (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• crewly.sid – Sitzungs-Cookie, nur nach dem Login. Enthält lediglich eine zufällige Sitzungs-ID; läuft 14 Tage nach dem letzten Besuch ab und wird beim Logout gelöscht.
• lang – deine gewählte Sprache (Deutsch/Englisch), nur wenn du die Sprache umschaltest; 1 Jahr.
• next – merkt sich während des Logins für höchstens 10 Minuten, auf welche Seite du danach zurückkehren willst.

Im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage) merken wir uns nur, ob du die kurze Begrüßungs-Animation der Startseite schon gesehen hast. Diese Angabe verlässt deinen Browser nicht.

6. Login mit Discord

Für das Dashboard meldest du dich über Discord an (OAuth2, Anbieter im EWR: Discord Netherlands BV; Muttergesellschaft Discord Inc., USA). Wir fordern nur die Berechtigungen identify und guilds an und erhalten damit deine Discord-ID, deinen Benutzer- und Anzeigenamen, dein Avatar sowie die Liste deiner Server (ID, Name, Symbol, deine Berechtigungen dort). Deine E-Mail-Adresse erhalten wir nicht. Das Zugangstoken von Discord speichern wir nicht. Die Angaben liegen nur in deiner Sitzung in unserer Datenbank und werden mit Ablauf der Sitzung bzw. beim Logout gelöscht. Sie dienen dazu, dir die Server anzuzeigen, die du verwalten darfst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Dashboards). Avatare und Server-Symbole werden direkt vom Discord-CDN (cdn.discordapp.com) geladen; dabei erhält Discord deine IP-Adresse. Für die Verarbeitung durch Discord gilt die Datenschutzerklärung von Discord.

7. Der Discord-Bot

Ein Server-Admin entscheidet, ob Crewly auf seinem Server läuft und welche Funktionen eingeschaltet sind. Crewly empfängt dazu von Discord die Ereignisse des Servers (z. B. neue Nachrichten, Beitritte, Rollenänderungen) und verarbeitet sie im Arbeitsspeicher, etwa für AutoMod, XP oder Zähler. Gespeichert wird nur, was eine eingeschaltete Funktion braucht:

• Server-Einstellungen, die Admins im Dashboard festlegen (Kanäle, Rollen, Texte, eigene Befehle).
• Roblox: wenn du dich verifizierst, die Verknüpfung deiner Discord-ID mit deiner öffentlichen Roblox-Nutzer-ID, deinem Benutzer- und Anzeigenamen (gilt auf allen Servern mit Crewly, bis du sie mit /roblox unlink oder auf der Verifizierungs-Seite trennst) sowie je Server dein aktueller Gruppenrang. Crewly liest nur öffentliche Roblox-Daten (bzw. beim „Mit Roblox anmelden“ die Scopes openid profile); ein offener Verifizierungs-Code wird nach 30 Minuten gelöscht. Ereignisse, die ein Spiel über den Entwickler-Webhook eines Servers sendet, werden in den gewählten Kanal gepostet und außer Zählern nicht gespeichert.
• Level/XP: Discord-ID, Name, Avatar, XP, Level und Anzahl gezählter Nachrichten je Mitglied.
• Moderation: Fälle (Aktion, betroffenes Mitglied, Moderator, Grund, Dauer), Moderator-Notizen, Bann-Einsprüche mit deinen Antworten aus dem Einspruchsformular, Sicherheitsereignisse von Anti-Raid/Anti-Nuke/Alt-Erkennung (Discord-ID, Name, Art des Ereignisses – das Kontoalter wird aus der Discord-ID berechnet) sowie der Stand einer Captcha-Verifizierung (der Code nur als Prüfwert).
• Tickets: Ersteller, Betreff/Beschreibung, Bearbeiter und Zeitpunkte. Transkripte werden beim Schließen einmalig erzeugt und als Datei in den vom Admin gewählten Log-Kanal und/oder per Direktnachricht gesendet – sie werden bei uns nicht gespeichert.
• Bewerbungen: deine Antworten auf die Bewerbungsfragen, Status, Bewertungen und interne Notizen des Teams.
• Team-Verwaltung: Dienstzeiten (Beginn/Ende), Abwesenheiten mit Grund, Beförderungs-Protokoll und die Anzahl der Nachrichten je Teammitglied und Tag (nur die Zahl, kein Inhalt).
• Statistiken: ausschließlich zusammengefasste Zahlen je Server und Stunde (Nachrichten, Befehle, Beitritte, Austritte, Moderationsaktionen) und die Mitgliederzahl je Tag – ohne Bezug zu einzelnen Personen.
• Weitere Funktionen, nur wenn eingeschaltet: Gewinnspiel-Teilnahmen, Vorschläge (Text und Stimmen), Starboard-Verweise, Einladungs-Tracking (wer über welche Einladung beigetreten ist), Wirtschaft (Kontostand), Erinnerungen (Text und Zeitpunkt), AFK-Status mit Grund, Geburtstage (nur Tag und Monat), Zählspiel, Rollen-Panels, Server-Backups (nur Struktur von Rollen und Kanälen, keine Nachrichten), LFG-Gesuche und LFG-Profile (Plattformen, Spielzeiten, Notiz).
• Server-Logs: Für Lösch- und Bearbeitungs-Logs hält Crewly die letzten Nachrichten höchstens 6 Stunden im Arbeitsspeicher und sendet sie nur in den Log-Kanal des Servers; in der Datenbank werden sie nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und das der Server-Betreiber an der Bereitstellung der eingeschalteten Funktionen, an Moderation und Sicherheit der Community (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); bei Bewerbungen, Einsprüchen und Tickets, die du selbst einreichst, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Inhalte, die der Bot in Kanälen eines Servers veröffentlicht, sieht jeder, der dort Zugriff hat; dafür sind die Server-Admins verantwortlich.

8. Support durch das Crewly-Team

Wenn du über Vorschläge & Bugs ein Anliegen an uns sendest, speichern wir deine Discord-ID, deinen Namen, Betreff und die Nachrichten des Verlaufs. Geschlossene Anliegen löschen wir 12 Monate nach der letzten Antwort.

Das Crewly-Team kann auf das Dashboard eines Servers nur zugreifen, wenn ein Admin dieses Servers das ausdrücklich erlaubt (zeitlich begrenzt auf 1 Stunde, 24 Stunden oder 7 Tage, jederzeit widerrufbar). Der Zugriff ist auf die Einstellungen beschränkt und wird protokolliert (wer, wann, was); das Protokoll ist für die Admins des Servers einsehbar und wird nach 12 Monaten gelöscht.

9. Speicherdauer und Löschung

• Bot entfernt: Sobald Crewly aus einem Server entfernt wird, löschen wir automatisch alle Daten dieses Servers (Einstellungen, XP, Fälle, Tickets, Bewerbungen, Team-Daten, Statistiken usw.).
• Automatische Fristen: geschlossene Tickets und LFG-Gesuche nach 30 Tagen; Statistiken und Nachrichtenzähler nach 90 Tagen; LFG-Profile 180 Tage nach der letzten Änderung; Sitzungen 14 Tage nach dem letzten Besuch; Server-Protokolle nach 14 Tagen.
• Alle übrigen Daten speichern wir, solange die jeweilige Funktion auf dem Server genutzt wird. Server-Admins können Daten im Dashboard bzw. per Befehl löschen (z. B. Fälle oder XP zurücksetzen).
• Auf Anfrage: Schreib uns an support@vicelocals.com und nenne deine Discord-ID; wir löschen deine Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein berechtigtes Interesse (z. B. eine laufende Moderationsentscheidung) entgegensteht.

10. Empfänger

Deine Daten sehen bei uns nur der Betreiber und das Crewly-Support-Team, soweit es für ihre Aufgabe nötig ist. Innerhalb eines Servers sehen die dort berechtigten Admins und Moderatoren die Daten ihres Servers. Externe Empfänger sind ausschließlich Oracle (Hosting) und Discord (Login, Bot-Betrieb, Avatare). Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

11. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an support@vicelocals.com genügt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht: Du kannst dich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP), Postfach 30 40, 55020 Mainz, www.datenschutz.rlp.de.

12. Weitere Hinweise

• Keine Pflicht zur Bereitstellung: Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne Login steht das Dashboard nicht zur Verfügung.
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO), und betreiben kein Profiling. Automatische Moderation (AutoMod, Anti-Raid) richten die Server-Admins ein; ihre Maßnahmen können vom Team des Servers überprüft und aufgehoben werden.
• Alter: Für die Nutzung musst du das in deinem Land geltende Mindestalter von Discord erreicht haben.
• Änderungen: Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Crewly oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum oben zeigt den Stand.